「WAN-Sign」は政府や金融機関、企業から信頼される電子契約サービス
「WAN-Sign」は、メール認証だけでなく電子証明書をベースに契約を結べる電子契約サービスです。GMOグローバルサインの電子証明書を活用しており、さまざまな賞や認定を獲得しているのが大きな特徴です。本人性や原本性を担保した状態で電子契約を結べる点が安心できるポイントです。
医療機関や製薬業などに関する文書管理ノウハウを持つ企業が運営しており、金融機関や大手企業を中心に活用されています。
「WAN-Sign」は法務省から商業・法人登記に利用できる電子証明書として指定されているなど、高い安全性と信頼性を誇ります。そのほか、ISO9001認証 （品質マネジメント）や、ISO/IEC27001認証 （情報セキュリティマネジメント）、プライバシーマークなどを取得しています。
このように「WAN-Sign」は政府機関や金融機関、企業などのあらゆる立場から信頼されています。サービスの安全性や信頼性を重視する企業におすすめの電子契約サービスです。
画像出典元：「WAN-Sign」公式HP
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「WAN-Sign」の導入メリット4つ
1.大手各社との取引実績が豊富でセキュリティ面も信頼できる
電子契約を行なう際に、サービスの信頼性を重視する企業も多いでしょう。
「WAN-Sign」を運営している株式会社ワンビシアーカイブズは、医療分野の検体保管サービスを行っている企業です。創業以来、医療機関や製薬業などの厳しいセキュリティー基準において、文書管理ノウハウを蓄積してきました。
その点もあり、「WAN-Sign」は大手各社から導入されている点に特徴があります。具体的に導入した大手各社は下記の通りです。
・四国電力株式会社
・ニチガス
・ミズノ
・新生銀行グループ
・大和ネクスト銀行
・スターバックス
・sawai
・日本通運
実際に利用した企業の口コミでは、セキュリティ面で信頼がおけるサービスであり、機密情報を扱う会社におすすめしたいという声も見受けられました。
企業や利用者から信頼されているサービスなので、安心して電子契約を締結できることでしょう。
「大手各社から導入されている」 画像出典元：「WAN-Sign」公式HP
2.独自の電子証明書を発行できる
一般的な電子契約サービスでは、電子証明書が発行できないケースがあり、効力の弱いメール認証に頼らなければならないことがあります。
その点「WAN-Sign」は、独自の電子証明書を発行している点が強みです。電子認証局による本人確認をベースに発行された電子証明書で署名できます。
実際にサービスを利用された方の中には、実印で契約するように電子契約を結べる点に満足している声も見受けられました。
契約を締結するときは、本人確認書類の画像まで添付することが可能です。
相手側はメール認証でも締結できるので、取引先にアカウント作成を依頼する必要はありません。取引先に余計な費用負担を強いなくて良い点は、サービスを気軽に導入できるポイントになります。
「WAN-Sign」は、取引先との関係を良好に保ちながら法的効力の強い電子契約を締結したいケースに非常に役立ちます。
3.紙媒体の契約書を含めて一元管理
今まで電子契約サービスを使っていなかった企業では、紙書類でさまざまな契約を締結してきたことでしょう。あるいは、他社の電子契約サービスを利用していた場合もあるかもしれません。
「WAN-Sign」は、すでに紙媒体で契約した契約書や他社の電子契約サービスで締結したPDFを一元管理できます。既存の台帳をそのまま移行することが可能。個別契約や覚書など、関連契約を紐づけて管理・表示することもできます。
紙媒体の契約書に関しては、スキャンした後、電子契約と合わせて保管・検索できます。書面契約の電子化は「WAN-Sign」に登録した原本を集配車両で回収してもらい、電子化される仕組みです。
さらに回収された原本に関しては、運営会社の情報管理センターで保管してもらえます。
「紙媒体の契約書をスキャンして保管」 画像出典元：「WAN-Sign」公式HP
4.コスト削減や業務の効率化が期待できる
一般的に書面契約を結ぶ際は、行政に対する手数料を支払うため、契約書に印紙を貼らなければなりません。また、契約書は基本的に郵送でやり取りするので、郵送代も発生します。
「WAN-Sign」では、電子契約に電子署名をすることで、印紙税や送料を削減できます。
書面契約を結ぶ際には契約書の作成をはじめ、印刷や製本、封入、郵送などの手続きを踏みます。一連の作業を完了させるのに、2～3週間かかってしまうケースも少なくありません。
一方で「WAN-Sign」を活用すれば、最短で1日以内に契約を結べるので、契約締結にかかる時間や手間を削減することも可能です。
そのほか、データベースによる保管で改ざんや紛失のリスクに備えることができます。
書面契約から電子契約に切り替えて、コストの軽減や作業効率の向上、リスク対策の強化などを目指したいケースに、「WAN-Sign」を検討してみると良いでしょう。
「印紙代を削減できる」 画像出典元：「WAN-Sign」公式HP
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「WAN-Sign」のデメリット2つ
1.電子契約の量が多いとコストが増える
「WAN-Sign」では、保管文書の数が5,000件ごとに月額料金が上がる仕組みを採用しています。
電子契約をたくさん締結する企業にとってはコストの負担がのしかかります。
実際に数千人規模の社員を抱える企業からは、保管文書の数によって月額料金が高まる仕組みに懸念を示し、他社と比較してデメリットに感じたという声がありました。
例えば「NINJA SIGN」であれば保管文書に関する料金設定がありません。また、契約書の送信料が1通あたり0円であることから、書類送信件数が多いほど得をする仕組みです。
電子契約の量が膨大である企業は、他社サービスのコストと最低限比較した上で導入を検討しましょう。
2.サービスの利用に条件がある
「WAN-Sign」は法人や団体、個人事業主の利用に限られています。該当しない立場では利用できない点にも注意してください。
また、「WAN-Sign」では、書面契約書を代行で管理してもらえますが、提供エリアに制限がある点には注意しなければなりません。
書面契約サービスに対応している都道府県は下記の通りです。
・東京都
・神奈川県
・埼玉県
・千葉県
・愛知県
・京都府
・滋賀県
・大阪府
・兵庫県
・福岡県
関東・関西・九州をベースにサービスを展開していますが、倉庫のある都道府県は10県に留まっており、日本全国を網羅できていない状況です。
該当しないエリアでは、書面契約書の代行管理サービスを利用できません。
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「WAN-Sign」の料金プラン
「WAN-Sign」は、無料プランと有料プランから選べます。
無料プランは、月あたり電子契約を3件まで締結できます。電子データの管理料は月あたり累計10件まで無料です。
有料プランは、電子契約を1件あたり330円（税込）で締結できます。電子データの管理料は月あたり5,000件ごとに11,000円（税込）です。
「WAN-Sign」を使うべき会社
・サービスの信頼性を重視する企業や創業したばかりの企業
「WAN-Sign」は大手各社から導入されていますが、電子契約の量に応じてコストが高まる点は懸念される特徴でした。その点を踏まえると、コストよりもサービスの信頼性を重視する企業におすすめできます。
また、電子契約の量が極端に少ないと、無料でサービスを利用することも可能です。従業員数が少ない創業したばかりの企業が利用するのに適しているでしょう。
・営業から書面契約までの業務を効率化したい企業
電子契約に対応できない企業も存在しており、取引先が書面契約を希望するケースも少なくありません。「WAN-Sign」であれば、書面で締結した契約もスキャンして一元管理できます。
さらに「WAN-Sign」は、営業担当者に親しまれるツールのSalesforceと連携可能です。営業から商談、契約までの業務をまとめて実行できます。契約に関する業務をまとめて効率化させたい企業におすすめです。
まとめ
「WAN-Sign」は書面契約から電子契約に安心して切り替えられる電子契約ツールです。
すでに締結した書類契約と導入後の電子契約を一括で管理できます。
これまで結んだ書類契約の取り扱いが気がかりで、電子契約の切り替えに踏み出せない企業にピッタリでしょう。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
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