NINJA SIGNは契約業務がワンストップでできる電子契約サービス
「NINJA SIGN」は『Googleドキュメントが利用できる』という、他サービスにはない機能を搭載した電子契約サービスです。相手企業がNINJA SIGNにユーザー登録しなくても良いので、スムーズな契約締結を行うことができます。
さらに利用料金が比較的安価であるにもかかわらず、書類の送信は無制限とお得な上、柔軟なワークフロー設定と修正履歴により契約プロセスを可視化できるため、企業のガバナンス強化にも効果的。契約業務の効率化、コスト削減を目指す企業にはおすすめのサービスと言えます。一方、外部連携に関しては、「クラウドサイン」など競合他社と比較すると少し遅れをとっている印象です。
画像出典元：「NINJA SIGN」公式HP
「NINJA SIGN」の導入メリット5つ
1.Word形式で利用可能
「NINJA SIGN」の使いやすさはGoogleドキュメントが利用できる点にあります。これは「クラウドサイン」をはじめとした"利用できるファイル形式がPDFのみ"という他サービスと比べて、とても大きなメリットといえます。まず、作成後のファイルを保管するためにPDFへ変換する作業や、内容修正の際に必要なPDFからWordファイルへの変換というひと手間が不要になります。契約相手と書類を共有して修正もできるため、相手にとっての負担も軽減されるというメリットも考えられます。
実際に別サービスからNINJA SIGNに乗り換えた企業は、Googleドキュメントで細かい部分の修正ができ、変更履歴が管理できる点を高く評価しています。
2.相手がユーザー登録しなくても契約できる
「NINJA SIGN」では、同サービスに登録していない相手にも契約締結・署名の依頼をすることができます。送信元企業は、事前に作成しておいたテンプレート一覧から対象のファイルを選び、取引先のメールアドレスとメッセージを入力して「送信する」ボタンを押します。すると相手方企業には「NINJA SIGN事務局」からメール通知が届きます。相手方はメール内にある「契約書を確認する」ボタンを押下し、表示される画面で「受領・署名する」をクリックするだけで締結が完了します。
相手方は、メールアドレスと端末さえあれば登録不要で契約締結と署名ができるため、電子契約を依頼する際のハードルも低くなります。
相手方企業へはURLをメールで通知 画像出典元：「NINJA SIGN」公式HP
3.ワンストップ契約でスピードアップとコスト削減を同時に実現
「NINJA SIGN」では、契約作業のさまざまなプロセスをワンストップで行うことで、作業の効率化及びコスト削減が可能になります。オンラインを利用した電子契約のため印刷から製本、押印といった作業の手間が省ける上、収入印紙や郵送代といったコストも削減することができます。また、相手からの返送の待ち時間も短縮できるため、契約に関するリードタイムが大幅に短縮できます。契約相手への契約書送信は、定額で無制限で利用できるため、書類の送信数が多い企業では大きなコスト削減に繋がります。
ワンストップでコスト削減 画像出典元：「NINJA SIGN」公式HP
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4.ワークフロー機能で確実な履歴管理
「NINJA SIGN」を活用すれば、柔軟なワークフローにより、企業のガバナンス強化も可能です。「NINJA SIGN」では、ワークフロー機能を利用することで契約書ごとに承認ルートの作成ができます。作成依頼からレビュー、承認と自由に設定できて、テンプレートとして登録もできるため、さらなる業務効率化が可能になります。作成者や承認者のコメント、受送信した際のメッセージなどは履歴として残せるため、後々の業務の参考になり、内部統制の強化にも役立ちます。
柔軟なワークフロー設定が可能 画像出典元：「NINJA SIGN」公式HP
5.管理機能も搭載
「NINJA SIGN」は契約締結後の契約書保管にも重宝します。契約書の入力項目が利用できる高度な検索機能を持ち、目的の書類に簡単にアクセスできます。紙の契約書も、PDF化することで一元管理も可能です。有効期限のリマインド設定をはじめ、作成中や確認中などのステータス管理機能も搭載。書類へのアクセス権も柔軟に設定できるため、セキュリティ面でも安心して保管することができます。
契約書は一元管理 画像出典元：「NINJA SIGN」公式HP
「NINJA SIGN」のデメリット3つ
「NINJA SIGN」のデメリットは、3つあります。
1.アカウント数と送信件数に制限がある
主要なツールの有料版のうち一番安いプランで比較してみると、「NINJA SIGN」は契約件数の多い企業には制約となる可能性があります。実運用で考えると、月額19,800円（税込21,780円）の「Light Plus」プランが一番おすすめです。
＜サービス別 アカウント数・送信件数制限の比較＞
・NINJA SIGN：月額4,980円（税込5,478円）、アカウント数1、月間件数50通、送料0円/件
・クラウドサイン：月額10,000円（税込11,000円）～、アカウント数無制限、月間件数無制限、送料200円（税込220円）/件
・電子印鑑GMOサイン：月額8,800円（税込9,680円）、アカウント数無制限、月間件数無制限、送料100円（税込110円）/件
・DocuSign：月額$15、アカウント数1、月間件数5通、送料0円/件
2.外部連携対象が限定される
「NINJA SIGN」が連携できるのはChatwork、Slack、Googleのみです。他の電子契約サービスが企業で汎用されているSalesforceやkintoneなど、多くのサービスを網羅していることを考えると、外部連携の少なさはやや不安です。
3.知名度がそこまで高くない
「NINJA SIGN」は2019年に開始されたサービスのため、知名度・ブランド力に課題があります。多くの企業とやりとりする場合は、トラブルを回避するためにもシェアの高いツールの方が安心感があり、その点では不利です。特に海外との取引が多い企業などの場合、先方の指定サービスと異なる可能性があります。
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「NINJA SIGN」の料金プラン
「NINJA SIGN」の強みの1つが低料金です。利用できるアカウント数や機能により5つのプランが用意されています。表は月額利用料ですが、年払いでの申込で最初の1ヵ月分が無料になります。まず試してみたいという場合にはFreeプランをおすすめします。契約担当者が一人の企業にはLightプラン、ワークフローや細かい権限設定が必要な企業にはProプランやPro Plusプランなど、ニーズに合わせて選べます。
LightとLightプラスで迷った場合は、アカウント数で判断しましょう。4アカウント以上の場合は、Lightプラスプランが安くなります。7アカウント目からは「1アカウントあたり1,100円（税込）」と格安で追加できる点も、Lightプラスのおすすめポイントです。
他の電子契約サービスでは、基本利用料の他に、契約1件ごとに送信代がかかることが多く、契約数が多い企業ではネックとなります。「NINJA SIGN」はこの送信代がないため、かなりコスパ良く利用できます。
まとめ
「NINJA SIGN」はGoogleドキュメントが利用でき、相手企業がユーザー登録をしなくても使える電子契約サービスです。アカウント数の制限はあるものの、月額利用料が安く、また書類の送信料が無料なため、月間の契約数が50件以内の企業にはおすすめです。柔軟なワークフロー設定と修正履歴により契約プロセスを可視化できるため、企業のガバナンス強化にも効果的です。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
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