「クラウドサイン」は"安全性と利便性"を両立させた電子契約サービス
「クラウドサイン」は日本の電子契約市場で約8割のシェアを占めている王道の電子契約サービス。弁護士監修のもと提供されているサービスのため、法的に安心して利用することができます。
安全性が高く、あらゆるセキュリティ対策を講じることで、電子文書への不正アクセスや改ざんを防止。外部システム連携機能で基幹システムのSalesforceなど、便利なシステムと連携すれば、契約手続きがさらに簡単に行えるようになります。契約締結の安全性・利便性の向上を求めている企業には、うってつけのサービスです。
画像出典元：「クラウドサイン」公式HP
「クラウドサイン」の導入メリット4つ
1.抜群の知名度
テレビCMでおなじみの「クラウドサイン」は、抜群の知名度と人気を誇るサービスです。国内の電子契約サービス市場で約80%のシェアを占めており、多くの企業が導入していることから、スムーズに契約が行えるという利点があります。知名度の高い「クラウドサイン」を導入すれば、取引先に安心感を与えることにもつながります。
有名企業の導入も多数 画像出典元：「クラウドサイン」公式HP
2.安心・安全である
「クラウドサイン」を運営している弁護士ドットコムは、日本の法律について深い知見を有しており、加えて弁護士の監修を受けることで、さらに安心・安全なサービスの提供を行っています。「新しい生活様式」をもとに電子契約の導入は伸びてきているものの、法律的な観点から難色を示す企業もあります。そのような中、弁護士監修のクラウドサインは安心感を提供できます。
なお「クラウドサイン」は、同社を利用して交わされた文書が裁判の証拠として利用されたという実績をすでに持っています。企業の法務担当にとって不安材料となる「電子契約で交わされた文書に証拠能力があるのか」という点も払拭することができます。セキュリティも万全で、認定タイムスタンプの付与はもとより、通信の暗号化やファイアウォールなどで、文章の改ざんや不正アクセスを防ぎ、安全を確保しています。
3.法人・個人問わずに契約できる
「クラウドサイン」は企業間の契約のみならず、フリーランスの業務委託契約や従業員の雇用契約など、個人との契約にも利用することができます。契約相手は届いたメールに記載されているURLで「クラウドサイン」にアクセスし、押印するだけで契約締結が可能。相手がサービスを利用していなくても契約締結ができるため、導入ハードルを下げるのに一役買ってくれるでしょう。
画像出典元：「クラウドサイン」公式HP
4.外部システムとの連携が可能
「クラウドサイン」が他社サービスより優れているポイントとして、Salesforceやkintone、Hubble、Slackなど、主要な外部システムと連携できる点が挙げられます。運用中のシステムと連携すれば利便性が向上し、業務の効率化を図ることができます。特に、従業員数100名以上などある程度の規模を持ち、顧客管理をSalesforceやkintoneでしっかりと行なっている企業には、クラウドサインはおすすめです。
例えばSalesforce上ではリアルタイムで契約の進捗ステータスを確認することができます。わざわざメール履歴を追う必要がなく、非常に便利です。氏名・会社名・メールアドレス・書類のタイトルなどあらゆる要素で既存の契約書を探す検索機能も充実しているため、毎月大量の契約書管理に困っている企業とは相性が良いでしょう。
またkintoneを使っている企業には、「クラウドサイン #MAKE」がおすすめです。kintone上の顧客情報や商品情報などの情報から、秘密保持契約書や業務委託契約書などの帳票を自動で出力します。この帳票にメールアドレスを記入することで取引先と契約締結をすることが可能でき、大変スムーズです。締結された契約書はkintone上に保管され、いつでも検索・ダウンロードが可能で、契約管理が手間なく行えます。
Salesforceを連携するとできること 画像出典元：「クラウドサイン」公式HP
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「クラウドサイン」のデメリット3つ
「クラウドサイン」のデメリットは3つあります。
1.送信件数に応じて課金される
契約書を送信するごとに200円の送信代がかかるため、大量に契約締結を行う場合は費用がかさみます。「NINJA SIGN」が0円、「BtoBプラットフォーム契約書」が50円と競合サービスと比較すると、1件あたりの送信代は高めです。
2.契約書ファイル形式はPDFのみ
契約書のファイル形式はPDFに制限されているため、契約書を修正する際は、文書作成ソフトで契約書を作り直し、PDF化して再アップロードする必要があります。「NINJA SIGN」ではGoogleドキュメント、「BtoBプラットフォーム契約書」がWordに対応していることを考えると、「クラウドサイン」は遅れをとっています。
3.契約種別ごとの権限設定ができない
「クラウドサイン」では、契約単位で参照権限設定を付与することができません。部署ごとなど、権限設定単位で「クラウドサイン」を導入する必要があります。特に個人情報を取り扱う人事部の契約書は、単独での導入がおすすめとなり、月額コストが増加する場合があります。
「クラウドサイン」の料金プラン
有料プランは3種類あり、月額固定費の他、書類を送信するごとに200円（税込220円）の費用が加算されます。おすすめは基礎機能が備わっている月額10,000円（税込11,000円）の「Standardプラン」です。
・従来の紙の書類を管理したい企業は紙書類PDFのインポート機能がある「Standard plusプラン」月額20,000円（税込22,000円）
・セキュリティ・リスク管理を重視する企業は「Businessプラン」月額100,000円（税込110,000円）を選ぶとよいでしょう。
基本機能が無料で使える「Freeプラン」もありますが、送信件数は月5件、ユーザー数1名、電子署名の検証可能期間が1年と大きく制約があり、実運用には向きません。あくまでも「クラウドサイン」がどのようなものなのか検証するため、と理解してください。なお、初期費用は不要ですが、有料プランは1年ごとの契約になるので注意しましょう！
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「クラウドサイン」を使うべき会社
・従業員数100名以上の会社
「クラウドサイン」は幅広い規模の会社で導入されてはいますが、やはり100名以上の規模の会社はクラウドサインの導入をおすすめします。Salesforce上でリアルタイムに契約の進捗ステータスを可視化できるほか、契約書の検索機能もかなり充実しているので、毎月多くの契約を交わす大規模の会社にはうってつけです。
・既存の業務システムと連携させて効率化を加速させたい会社
「クラウドサイン」は、有料プランであればWeb API機能が標準搭載されています。Salesforceやサイボウズなど、多くの業務システムと連携させることができるため、さらなる業務の効率化が期待できます。
・取引先とスムーズに電子契約を開始したい会社
前述の通り、「クラウドサイン」は業界シェア80％以上を誇る電子契約サービスです。そのため知名度も高く、初めて電子契約を利用するという取引先でも、利用ハードルが下がりやすいです。また、「クラウドサイン」はメールで送られてきたリンクをクリックするだけで契約書を確認・締結作業が行えるので、契約相手が「クラウドサイン」を導入していない場合でも問題なく利用することができます。
まとめ
「クラウドサイン」は、法律的にもセキュリティ的にも安心して利用できる電子契約サービスです。安全性を重視する企業にふさわしいサービスだと言えます。また、外部システムと連携が可能であるため、既に基幹システムなど運用している企業が「クラウドサイン」を導入すれば、利便性を高めることができます。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
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