「Signing」は手厚いサポートが高評価！ 初めての導入におすすめの電子契約サービス
「Signing」は契約業務を一元管理できる電子契約サービスです。
契約書の起案から保管まで全てWEB上で行えるため、コロナ禍でのテレワークなど、新しい生活様式にも対応できます。
取引先が「Signing」を導入せずとも電子契約の締結が可能。さらに、取引先への操作手順教育まで行ってくれるきめ細やかなサポート体制で、導入企業・契約先企業ともに安心して利用できます。
ワークフローの機能はありませんが、システムの設計・導入・運用までサポートしてくれるため、初めて電子契約サービスを導入する企業におすすめです。
また「Signing」は、個人・法人を問わず利用できるため、個人事業主やその他団体など、幅広く活用されているサービスです！
画像出典元：「Signing」公式HP
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「Signing」の導入メリット4つ
1.契約に必要な機能を全て搭載
契約業務には通常の書類作成に加えて、多くの作業が必要になります。
「Signing」では、契約書起案・レビュー・契約締結・保管など、契約締結に関する業務がWEB上にてワンストップで行えるため、非常に有能なサービス設計になっています。
例えば、一般財団法人日本データ通信協会認定で信用性のあるタイムスタンプを自動付与する機能や、Adobe社が認定するルート証明書での署名が可能。
また、契約書の改ざん・複製ができないような必須機能が全て備わっているので、ハンコ捺印と同等以上の信用をもたらすことができます。
使用頻度の高い契約書はテンプレート化して保存・利用できるので、さらなる効率アップも期待できます。
「搭載機能例」 画像出典元：「Signing」公式HP
2.契約業務が迅速になる
「Signing」を導入することで、これまで書類を介して行っていた契約業務が、約10分で完結します。
「Signing」を活用した契約フローは以下の通りで、非常にシンプルです。
・契約書を「Signing」にアップロード
・取引先への署名箇所の指定や締結日・各種情報を記載
・取引先（送信先）メールアドレスを指定し、署名依頼メールを送信
・取引先がメールを受信し、Web上で必要情報を記入すれば完了
印刷の手間・書類郵送・往訪の手間が省けるとともに、昨今のコロナ禍で進められているテレワークでの業務にも問題なく対応できるようになります。
電子データ化すると印紙税法上は課税文書の対象外となるため、税金の節約にもなります。
「作業の流れイメージ」 画像出典元：「Signing」公式HP
3.安心してオンライン利用できるセキュリティ機能
電子契約サービスはオンライン上で機密情報を扱う仕組みなので、セキュリティ面は非常に気になるポイントです。
「Signing」には、送信前の対策・送信時の対策・送信後の対策と全体をカバーするセキュリティ機能が備わっているので、安心して利用できます。
送信前は、送信する書類への電子署名と認定タイムスタンプを押印することで複製の防止、送信元データとしての保証ができます。
送信時は通信の暗号化を行っているので、第三者から盗聴されることはありません。
送信後はAWSサーバ（クラウド上でデータを保管できるサーバ）に保管され、自動でバックアップも取ってくれるため、企業内のインフラに障害が発生したとしてもデータは安全。BCP対策としても有効です。
4.導入後も充実したサポート体制
「Signing」では、システムの設計・導入・運用まで明確な手順で案内。これも高評価のポイントです！
「設計フェーズ」では、企業に必要な業務内容を整理し、運用に最適な手段を調査・設計。サービス導入まで行なってくれるので、インストール作業などは不要。早ければ導入当日から運用できます。
「導入フェーズ」では、運営会社が企業向けに実際の操作手順をデモ画面などを用いて詳しく説明してくれます。マニュアルも作成してくれるので、社内教育用の工数も削減できます。
「運用フェーズ」では、操作性に関しての疑問点や障害が発生した場合に、すぐに対応してくれる体制が整っています。
電話やメールで問合せできる専用カスタマーセンターがあるのは非常に便利です。
自社だけではなく取引先への操作手順教育なども行ってくれるので、電子契約の導入もスムーズに進むことでしょう。
「導入までの流れ」 画像出典元：「Signing」公式HP
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「Signing」のデメリット3つ
1.契約書の送信枚数毎に費用がかかる
料金体系が基あ本料金の他に「書類送信費」が200円/通かかります。
書類送信費が無料や50円程度の競合サービスも多い中、Signingの価格設定は少々高めという印象です。
送信数の上限が無いため、契約書の枚数が多くても気にせず送信してしまいがちですが、この点は注意が必要です。
また契約書を修正した場合にも、修正版の再送信も1通分として加算される点も事前に把握しておきましょう。
2.従業員・取引先の電子化への理解が必要
どの電子契約サービスにも言えることですが、従来の紙ベースでの契約業務を良しとする従業員にも、電子化のメリットを十分に説明して受け入れてもらう必要があります。
また、自社が電子化しても取引先が紙ベースの契約書でないと受け付けてくれない、という場合は電子化のメリットが半減してしまいます。
「Signing」には相手先企業に向けた勉強会・マニュアル作成のサポートもあるため、積極的な活用が必要です。
3.契約書ファイル形式はPDFのみ
契約書のファイル形式はPDFのみです。
契約書を修正する際は、文書作成ソフトで契約書を作り直し、PDF化して再アップロードする必要があります。
多くの電子契約ではPDFのみですが、Wordに対応した「BtoBプラットフォーム 契約書」やGoogle Docsに対応の「NINJA SIGN」などに比べると、追加のひと手間が必要になります。
「Signing」の料金プラン
代表的なプランは、スタンダードプランとなります。
＜スタンダードプラン＞
初期費用：50,000円（税込）
基本料金：8,700円/月（税込）
書類送信費：200/件
アカウント数・書類送信件数は無制限
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「Signing」を使うべき会社
・契約業務の電子化を推進したい会社
テレワーク推進には契約業務の電子化は欠かせません。
「Signing」には必要な機能が全てオールインワンパッケージで揃っているため、導入から運用までの手間もありません。契約業務そのものの効率化UPのために電子化したい会社にも最適です。
・古い体質を変えていきたい会社
契約業務の電子化にはメリットしかありませんが、それでも従来の紙ベース・捺印での契約を信頼し、電子化に抵抗がある従業員も一定数存在します。
「Signing」には、企業ごとの運用に合わせたマニュアル作成や、相手先企業に向けた勉強会・マニュアル作成など、電子契約の定着に向けた手厚いサポートがあります。
「うちの従業員は頭が固そうだから電子化なんて...」そんな会社こそ「Signing」！
電子化の推進もスピーディに進むでしょう。
まとめ
「Signing」は、契約業務の効率を上げたい・テレワークを推進したいと考えている企業に最適です。
電子契約に必要な機能が最初から全て揃っており、最短では導入当日から利用可能。もちろんセキュリティ対策も万全で、データ送信前・送信時・送信後の対策全て備わっているので安心です。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
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